Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wszystko, co musisz wiedzieć przed obowiązkowym wdrożeniem
Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. To jedna z największych zmian w rozliczeniach podatkowych ostatnich lat, dlatego warto już teraz przygotować swoją firmę do nowych zasad. W tym wpisie wyjaśniamy, czym jest KSeF, jakie zmiany wprowadza i jak przygotować się na jego wdrożenie.
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura trafia bezpośrednio do systemu, gdzie otrzymuje swój unikalny numer identyfikacyjny i jest automatycznie uznana za doręczoną kontrahentowi.
W praktyce oznacza to, że znikną tradycyjne faktury papierowe i PDF – jedyną dopuszczalną formą faktury będzie faktura elektroniczna w formacie XML, wystawiona poprzez KSeF.
Dlaczego wprowadzono KSeF?
Celem wprowadzenia systemu jest:
-
uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie nadużyć w VAT,
-
przyspieszenie zwrotów podatku (nawet do 40 dni),
-
uproszczenie kontroli podatkowych,
-
automatyzacja procesów księgowych.
W dłuższej perspektywie KSeF ma przynieść korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i administracji – mniej papieru, mniej błędów i szybszy obieg dokumentów.
Co się zmieni dla przedsiębiorców?
Po wejściu w życie obowiązku KSeF:
-
każda faktura sprzedażowa będzie musiała zostać wystawiona i przesłana przez system,
-
odbiorca faktury również będzie pobierał ją bezpośrednio z KSeF,
-
nie będzie możliwości wystawienia faktury papierowej ani PDF,
-
przedsiębiorca będzie musiał nadać uprawnienia osobom lub biuru rachunkowemu do obsługi systemu (za pomocą tzw. tokena KSeF).
W praktyce oznacza to konieczność dostosowania programów do fakturowania oraz księgowych systemów informatycznych.
Jak przygotować się do KSeF?
-
Sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje KSeF – większość nowoczesnych systemów (np. Saldeo, eBiuro Symfonia, itp.) ma już integrację z platformą.
-
Wygeneruj token KSeF – to klucz dostępu, dzięki któremu biuro rachunkowe będzie mogło pobierać Twoje faktury z systemu.
-
Przetestuj działanie systemu – możesz korzystać z wersji testowej KSeF, aby poznać jego funkcje i zasady działania.
-
Skontaktuj się ze swoim biurem rachunkowym – upewnij się, że Twoi księgowi są przygotowani na obsługę e-faktur i pomogą Ci w konfiguracji uprawnień.
Jak pomoże Twoje biuro rachunkowe?
Nasze biuro rachunkowe już dziś pracuje w środowisku zgodnym z KSeF. Pomagamy klientom:
-
w uzyskaniu tokena KSeF i nadaniu uprawnień,
-
w konfiguracji programów do wystawiania faktur,
-
w przeszkoleniu pracowników w zakresie obsługi systemu,
-
w bieżącej obsłudze i monitorowaniu faktur.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą przejść na KSeF bez stresu i przestojów w działalności.
Podsumowanie
KSeF to duża zmiana, ale też szansa na uporządkowanie i automatyzację procesów księgowych. Im wcześniej Twoja firma się przygotuje, tym łatwiej będzie przejść przez etap wdrożenia.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia będą zgodne z nowymi przepisami – skontaktuj się z naszym biurem. Pomożemy Ci sprawnie wdrożyć KSeF i przejść przez wszystkie formalności krok po kroku.